Kokous- ja kongressipalvelut

Ennen kongressia

• osallistuminen ohjelman suunnitteluun ja budjetointiin >>
  • yleiskonsultointi kaikissa kongressin käytännön järjestelyihin liittyvissä tehtävissä
• kokouspaikkajärjestelyt >>
  • vaihtoehtojen kartoitus ja vertailu
  • tila- ja tekniikkavaraukset
  • kokouslounaiden ja -kahvien varaukset
  • yhteydenpito kokouspaikkaan
• majoitusjärjestelyt >>
  • kiintiö- ja hintaneuvottelut
  • kiintiövaraukset ja sopimukset hotellien kanssa
  • ennakkomaksujen perintä
  • majoituslistat ja -vahvistukset
• neuvottelut yhteistyötahojen kanssa sekä sopimukset
• osallistuminen tiedottamiseen, markkinointiin sekä www-sivujen sisällön tuottamiseen
• painotuotteet >>
  • osallistuminen kongressiesitteiden, käsiohjelman, julisteiden sekä abstraktikirjan suunnitteluun ja tuottamiseen
  • opasteiden, nimineulojen, kutsujen yms. suunnittelu ja hankinta
• online-rekisteröinti ja rahaliikenne >>
  • ilmoittautumisten ja osallistumismaksujen vastaanotto ja käsittely sekä vahvistusten lähettäminen
  • osallistujien kysymyksiin vastaaminen
  • raportointi järjestäjälle ilmoittautumistilanteesta
• abstraktien online-käsittely >>
  • abstraktien vastaanotto, käsittely ja hallinnointi
• luentomateriaalien kerääminen
• oheisohjelmajärjestelyt >>
  • iltaohjelmat
  • retket ja ekskursiot
  • pre- ja post-tourit
  • seuralaisohjelmat
  • avajaiset ja päättäjäiset
• luennoitsijoiden matka- ja majoitusjärjestelyt
• kuljetusjärjestelyt
• näyttelyjärjestelyt >>
  • näyttelyn myynti ja laskutus
  • tekniset järjestelyt
• tulkkauspalvelut
• avustajien rekrytointi, perehdyttäminen ja työn koordinointi
• kongressimateriaalin kokoaminen

Kongressin aikana

• osallistujien vastaanottaminen ja kongressimateriaalin jakaminen
• kongressin mahdollisten avoimien osallistumismaksuasioiden hoitaminen
• uusien ilmoittautumisten vastaanottaminen
• luennoitsijoiden matkalaskujen tarkistaminen ja maksaminen
• tapahtuma-, paikkakunta- ja Suomi-info
• osallistujien palveleminen
• avustajien työn valvominen
• järjestelyiden toimivuudesta vastaaminen

Kongressin jälkeen

• rahaliikenteen jälkitoimenpiteet
• loppuraportti osallistujista ja rahaliikenteestä
• tapahtuman evaluointi